На журнал трудовые книжки

Содержание
  1. Книга учета трудовых книжек в 2021 году
  2. Требования к регистрационным журналам
  3. Правила заполнения книги
  4. Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
  5. Ошибки в книге: их исправление
  6. Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
  7. 1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?
  8. 2.      Можно ли пропускать строчки?
  9. Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
  10. Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
  11. Требования, предъявляемые к книге учета
  12. Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
  13. Журнал перехода на электронные трудовые книжки
  14. Краткая информация об электронных трудовых книжках
  15. Особенности процедуры уведомления работников
  16. Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
  17. Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
  18. Как правильно оформить журнал
  19. Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:
  20. Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года
  21. Как заполнять журнал
  22. Как вести журнал
  23. Книга учета трудовых книжек
  24. Для чего нужна
  25. Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
  26. Срок хранения и уничтожение
  27. Где можно купить
  28. Зачем нужна книга регистрации трудовых
  29. Образец ведения журнала трудовых книжек
  30. Учет трудовых на предприятии — инструкция
  31. Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок
  32. Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец
  33. Общие требования к журналу учета трудовых книжек
  34. Инструкция по заполнению книги учета
  35. Как внести исправления в книгу
  36. Ответственность за несоблюдение правил учета

Книга учета трудовых книжек в 2021 году

На журнал трудовые книжки

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф
1 графавносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графысодержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графадолжна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графавносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графасодержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графасодержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графаВносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графасодержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графаСумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графаДата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графаследует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: https://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

На журнал трудовые книжки

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

На журнал трудовые книжки

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

Напомним, что в 2021 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
  • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2021 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2021 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

  • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
  • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
  • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое наименование организации или ИП;
  • название документа;
  • дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
  • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
  • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
  • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
  • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

  • Документ нужно прошнуровать.
  • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
  • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
  • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
  • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Журнал ведения трудовых книжек: образец 2021 года

На журнал трудовые книжки

Статья акутальна на: Июль 2021 г.

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Как заполнять журнал

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:

РеквизитКак заполнять
Колонка № 1Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжекОтведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой)Колонка № 5Указывают Ф.И.О. владельца трудовойГрафа 6Фиксируют серию и номер регистрируемых бланковГрафа 7 журнала регистрации трудовых книжекСодержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовойКолонка 8Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудникГрафа 9Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное местоКолонка 10Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранениеГрафа 11Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажаПоследние колонкиОтведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  • важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  • страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  • есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Поле для подписи работника может содержать:

  • подпись получателя трудовой книжки;
  • пустое место, если работник не явился для получения документов;
  • реквизиты акта об отказе в росписи.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Для чего нужна

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образецДля учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых на предприятии — инструкция

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Образец как исправить ошибкиВедут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/zhurnal-vedenija-trudovyh-knizhek-obrazec-2021-goda.html

Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец

На журнал трудовые книжки

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца

1

Проставляется порядковый номер записи

2, 3, 4

Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ

5

Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью

6

Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.

При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.

Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:

с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;

с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;

с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков

7

Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)

8

Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник

9

Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк

10

Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала

11

Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.

Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк

12

Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.

Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)

13

В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: